GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA
Gestión Documental Electrónica
El Sistema de Gestión Documental Electrónica “GDE” de Smart City Soft es una solución integral diseñada para transformar y modernizar la gestión de documentos en las instituciones gubernamentales. Este sistema permite la conversión de oficios, circulares y otros instrumentos normativos y no normativos en versiones digitales, eliminando la necesidad de formatos en papel y optimizando el proceso documental.
Objetivo
El objetivo principal del sistema es reemplazar los documentos en papel con versiones digitales, reduciendo el uso de insumos físicos como papel, tinta y equipos de impresión. Esto no solo ahorra costos y recursos, sino que también mejora la eficiencia operativa y la accesibilidad a la información.
CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA
Conversión de Formatos: Digitaliza todos los documentos, incluidos oficios, circulares, informes y otros instrumentos normativos y no normativos, permitiendo su almacenamiento, búsqueda y gestión en formato electrónico.
Escaneo y OCR: Utiliza tecnologías de escaneo y Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) para convertir documentos impresos en texto digital editable.
Repositorio Centralizado: Almacena todos los documentos en un repositorio digital centralizado, accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento, asegurando la integridad y seguridad de la información.
Clasificación e Indexación: Organiza los documentos mediante clasificación automática y etiquetado, facilitando la búsqueda y recuperación eficiente.
Autenticación y Autorización: Implementa controles de acceso basados en roles para garantizar que solo usuarios autorizados puedan visualizar, editar o aprobar documentos.
Auditoría y Registro: Mantiene un registro detallado de todas las actividades relacionadas con los documentos, incluyendo acceso, modificaciones y aprobaciones, para asegurar la trazabilidad y la conformidad.
Flujos de Trabajo Automatizados: Automatiza los flujos de trabajo para la creación, revisión, aprobación y distribución de documentos, reduciendo el tiempo de procesamiento y el riesgo de errores.
Archivado y Eliminación: Gestiona el archivado a largo plazo y la eliminación segura de documentos conforme a las políticas de retención y normativas vigentes.
Integración con Sistemas Existentes: Se integra con otros sistemas y aplicaciones gubernamentales existentes para permitir una gestión de documentos coherente y centralizada.
Compatibilidad Multicanal: Es compatible con diversos dispositivos y plataformas, permitiendo el acceso a documentos desde computadoras, tablets y teléfonos móviles.
BENEFICIOS DEL SISTEMA
REDUCCIÓN DE COSTOS
Ahorro en Insumos: Disminuye el uso de papel, tinta y equipos de impresión, resultando en ahorros significativos en costos operativos.
Mejora en la Eficiencia Operativa
Optimización del Tiempo: Agiliza la creación, aprobación y distribución de documentos, reduciendo el tiempo total del ciclo documental.
Accesibilidad y Facilidad de Uso
Acceso Rápido y Sencillo: Facilita el acceso a documentos digitales desde cualquier lugar, mejorando la disponibilidad y accesibilidad de la información.
Seguridad y Cumplimiento
Protección de Datos: Asegura la protección de la información mediante controles de acceso y auditoría, garantizando la integridad y la conformidad con las normativas de protección de datos.
Impacto Ambiental Positivo
Reducción de Papel: Contribuye a la sostenibilidad ambiental al disminuir el uso de papel y reducir la huella ecológica de las operaciones gubernamentales.
IMPULSAMOS LA Innovación y Tecnología, digitalizando gobiernos para beneficio de sus ciudadanos
El Sistema de Gestión Documental Electrónica de Smart City Soft representa una solución avanzada y eficiente para la modernización de la gestión documental en las instituciones gubernamentales. Al digitalizar y automatizar el manejo de documentos, se obtienen beneficios significativos en términos de reducción de costos, mejora de la eficiencia operativa, y sostenibilidad ambiental, proporcionando una plataforma robusta para la administración documental moderna.
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